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Fotos archivieren – eine praktische Lösung für Ihre Fotosammlung

Excire Fotos archivieren

Früher habe ich akribisch meine Negative sehr ordentlich in Pergamenthüllen archiviert – dazu einen Kontaktbogen zur besseren Übersicht. Die Analogfotografen wissen, wovon ich spreche. Manchmal war es ein mühsames Unterfangen, die Ordner durchzuschauen, wenn man ein bestimmtes Negativ in seinem Archiv suchte. Mit der digitalen Bilderflut heutzutage kann die Aufgabe „Bilder archivieren und verwalten“ ebenfalls mit großem Aufwand verbunden sein. Aber Speicherplatz ist begrenzt, egal ob auf der Festplatte oder in der Cloud. Durch die Archivierung können Sie Speicherplatz freigeben, ohne endgültig löschen zu müssen. Wie Sie digitale Fotos sicher archivieren und damit Ihr Fotoarchiv auf Vordermann bringen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

 

Bilder archivieren und die richtige Auswahl treffen

Welche Fotos werden aussortiert, welche archiviert, welche für die Ausstellung ausgewählt und welche sind für Instagram geeignet? Nach jedem Fotoshooting oder Urlaub müssen die Fotos ausgewählt werden. Digitalfotos richtig zu archivieren, ist deshalb nicht nur etwas für Profis, sondern auch für Hobbyfotografen sehr empfehlenswert. Die nächsten Fotogeschenke müssen bestimmt bald zusammengestellt werden. Die Bildarchivierung dient dazu, die eigene Ablage aufzuräumen, Speicherplatz freizugeben und Sicherungskopien zu erstellen. So wird verhindert, dass Bilddateien verloren gehen. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, um alle Fotos sorgfältig zu überprüfen und zu bewerten. Nur die qualitativ besten Fotos sollten in das Archiv übernommen werden. Auch der Kontext und die Verwendbarkeit des Fotos spielen dabei eine Rolle – je nachdem, wo das Foto seinen Einsatz finden soll.

 

Meine Tipps für eine bessere Fotoverwaltung im Überblick:

1. Dateiformat auswählen

  • RAW, TIFF, JPG, PNG oder DNG? Welche Bildformate es gibt und welches Dateiformat sich am besten für die Archivierung von Fotos eignet, erfahren Sie in dem verlinkten Artikel.

 

2. Dateinamen sinnvoll gestalten

  • Nutzen Sie Dateinamen mit Aufnahmedatum, um Bilder chronologisch zu ordnen. Ergänzen Sie relevante Informationen wie Ort oder Stichwörter.
  • Vermeiden Sie Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen, um Kompatibilitätsprobleme zu verhindern.

 

3. Duplikate vermeiden

  • Löschen Sie doppelte Dateien, um Speicherplatz zu sparen und den Überblick zu behalten.
  • Nutzen Sie Bildverwaltungsprogramme mit Funktionen wie „Alben“ oder „Sammlungen“, um Bilder zu organisieren, ohne sie zu duplizieren. Virtuelle Kopien ermöglichen unterschiedliche Bearbeitungen ohne zusätzlichen Speicherbedarf.

 

4. Regelmäßige Backups

  • Speichern Sie Ihre Bilder regelmäßig auf einer externen Festplatte oder in der Cloud.
  • Cloud-Dienste bieten automatische Synchronisation und erleichtern die Datensicherung.

 

5. Ordnerstruktur planen

  • Erstellen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur, z. B. chronologisch mit zusätzlichen Informationen wie Thema oder Ort.
  • Verschieben Sie Bilder aus verschiedenen Quellen in die passenden Ordner, um Ordnung zu halten.

 

Digitale Fotos archivieren und Bilderflut vermeiden

Eine große Zahl an Fotos kann schnell unübersichtlich werden und schnell zu einer wahren Bilderflut führen. Heutzutage hat man von einem Motiv schnell mehrere Fotos geschossen, sodass leicht eine große Masse an Fotos entsteht. Es ist wichtig, regelmäßig auszusortieren und sich zu fragen, welche Bilder noch benötigt werden und welche noch aktuell sind. Sie sollten nicht zu viele Bilder aufbewahren, da dies die Übersichtlichkeit beeinträchtigen kann. Dabei sollte immer das Credo gelten: „Qualität statt Quantität“. Behalten Sie nur die wichtigsten und gut gelungenen Bilder. Löschen Sie verwackelte, überbelichtete oder unscharfe Bilder direkt nach der Aufnahme. Bei Diashows ist es besser, sich auf wenige Bilder pro Motiv zu beschränken.

Screenshot der Excire Foto-Software mit geöffneter Sammlungsfunktion.

Fotos taggen im Fotoarchiv

Wenn Sie Ihre Fotos archivieren, ist es wichtig, das Tagging von Bildern sorgfältig vorzunehmen. Nutzen Sie solche Schlagwörter (Tags), um Ihre Bilder mit Zusatzinformationen zu versehen. Diese werden in den Metadaten der Fotos hinterlegt und ermöglichen es, Bilder unabhängig vom Ordner- oder Dateinamen nach Datum, Ort oder Inhalt zu finden. Programme wie Excire Foto 2025 ermöglichen es Ihnen, hierarchische Stichwörter zu verwenden, wodurch einem Bild auch übergeordnete Begriffe zugeordnet werden. Ich verwende die Software zum Verwalten meiner Fotos sehr gern – das Programm ist super praktisch und einfach zu bedienen. Zum einen gibt es die Möglichkeit, verschiedene Flaggen zu vergeben, und zum anderen lassen sich die Fotos mit Farbtags versehen, um sie zu markieren. Eine weitere Möglichkeit Fotos zu taggen, ist es, unterschiedlich viele Sterne zu vergeben. Diese Bewertungsmöglichkeit kennen Sie sicherlich aus den gängigen Bildbearbeitungsprogrammen, zum Beispiel Lightroom.

 

Das Bildarchiv: Fotos finden

Eine gute Empfehlung an dieser Stelle ist eine Software fürs Archivieren von Fotos, mit der man zusätzlich die Möglichkeit hat, das Archiv komfortabel zu durchsuchen. Natürlich lässt sich mit einer gut durchdachten Ordnerstruktur ein Fotoarchiv aufbauen – zuweilen ist es dann aber schwierig, bestimmte Fotos wiederzufinden. Leicht geht es, wenn man über eine Stichwortsuche Fotos finden kann. In der Bildverwaltungssoftware Excire Foto, die ich verwende, werden die eingelesenen Fotos mithilfe künstlicher Intelligenz verschlagwortet, sodass sie mit geringem Aufwand über die Stichwortsuche gefunden werden können.

 

Fotos verschlagworten: Software

Einige Programme bieten automatische Stichworterkennung und Gesichtserkennung, die das Sortieren von Fotos erleichtern. Es ist jedoch wichtig, die Ergebnisse zu überprüfen und gegebenenfalls manuell zu korrigieren. Wie gerade erwähnt, verschlagwortet die Bildarchivierungssoftware Excire Foto mithilfe künstlicher Intelligenz die Fotos direkt beim Import. Dabei werden verschiedene Kriterien, zum Beispiel Helligkeit, Farben oder Motive, berücksichtigt.

Zusätzlich können Sie manuell Fotos verschlagworten: Bestimmte Ereignisse, zum Beispiel „Kommunion von Anna“, oder Orte zum Beispiel „Provence“, können dann einfach als Schlagwort hinzugefügt werden und stehen bei der Fotosuche ebenfalls zur Verfügung.

 

Fotosuche im Bilderarchiv mit Excire Foto

Wie bereits oben erwähnt, nutze ich gerne Excire Foto für mein Fotoarchiv. Mit der integrierten KI werden die Fotos automatisch analysiert und kategorisiert, sodass man bei der Fotosuche die gesuchten Bilder schnell findet. Man kann nach Schlagworten, Farben oder auch nach Gesichtern suchen. Es ist auch möglich, Fotos nach Ähnlichkeiten zu durchsuchen, um beispielsweise doppelte Fotos zu finden. Das Plugin Excire Search kann als Fotomanager für Lightroom verwendet werden, wenn Sie Lightroom in Ihrem Workflow verwenden. Dann kann die Fotosuche auch direkt im Lightroom-Archiv gestartet werden.

 

Fotos bewerten

Nach dem Urlaub möchte man Freunden und Familie gerne die Erlebnisse zeigen. Damit der Abend nicht langweilig wird und Hunderte von Fotos gezeigt werden, empfiehlt es sich, die Fotos vorher nach verschiedenen Kriterien zu bewerten. Dazu gehören technische Kriterien, Bildgestaltung und die Bildwirkung. Für Ausstellungen oder Präsentationen sind diese Kriterien natürlich besonders wichtig.

Wer es ausprobieren möchte: Eine kostenlose Vollversion gibt es für 14 Tage zur Probe. Einfach herunterladen und loslegen!

Excire Foto 2025

Fotos archivieren – Sichern Sie Ihre wertvollen Erinnerungen an einem Ort.

Mein Fazit zur Foto-Archivierung

Und noch ein sehr wichtiger Tipp zum Schluss: Im Sinne eines sicheren Datenmanagements ist es elementar, regelmäßig Backups von den gespeicherten Fotos zu machen, um sie im Fall von Festplattenausfällen oder anderen Problemen nicht zu verlieren.

Wenn Sie also nach einer praktischen Lösung suchen, um Ihre Fotos vernünftig abzuspeichern und zu archivieren, sollten Sie eine Bildverwaltungssoftware wie Excire Foto unbedingt in Betracht ziehen. Es bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Fotos zu archivieren, zu verwalten, zu sortieren und zu durchsuchen, ohne dass Sie viel Zeit und Mühe investieren müssen. Ich gehe vielleicht gleich mal auf den Speicher und blättere nostalgisch durch meine alten Negativordner …

 

Über die Autorin

Britta von Oeynhausen – Als Diplom Fotoingenieurin (FH) ist das Fotografieren nicht nur Ihr beruflicher Background, sondern seit vielen Jahren auch ihre persönliche Leidenschaft. Neben der Fotografie reizen sie intelligente, technische Lösungen auf Hard- und Softwareseite und lassen Ihr Ingenieurinnenherz höherschlagen. Die Kamera ist auf jeden Fall immer dabei.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Archivierung von Fotos

Digitale Bildarchivierung bedeutet, Sicherungskopien von Ihren Bildern zu erstellen, um sie vor Datenverlust zu schützen und gleichzeitig Speicherplatz freizugeben. Dies kann durch Übertragen von Bildern auf andere Speichermedien (Festplatten, USB-Sticks, etc.), in die Cloud oder durch Verschieben in ein Archiv innerhalb eines Bildverwaltungssystems geschehen.

Die Archivierung digitaler Bilder dient hauptsächlich drei Zwecken: Erstens, um Ihre Ablage aufzuräumen und übersichtlicher zu gestalten. Zweitens, um Ihre Dateien sicher aufzubewahren und ein Backup zu haben, falls die Originaldateien verloren gehen. Und drittens, um Speicherplatz auf Ihren Geräten freizugeben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Bildarchivierung. Die lokale Speicherung auf dem Computer ist zwar bequem, aber anfällig für Datenverlust, da Festplatten ausfallen können. Cloud-Lösungen bieten eine höhere Sicherheit durch automatische Backups und sind oft auch über verschiedene Geräte zugänglich.

Eine gute Organisation beginnt mit einer durchdachten Ordnerstruktur, idealerweise chronologisch mit Datumsangabe und ergänzenden Informationen zu Thema oder Ort. Zusätzlich ist es ratsam, Ihre Bilder mit Stichwörtern (Tags) zu versehen, die als Zusatzinformationen in den Metadaten gespeichert werden.

Dateinamen sollten chronologisch und mit wichtigen Informationen versehen sein. Die Dateinamen sollten konsistent sein, um die Zuordnung der Bilder zu erleichtern. Um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, sollten Sie keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen verwenden.

Excire Foto Office Edition

The Excire Photo Office Edition is a special solution for companies and team use. In addition to the usual AI power for simple and intuitive photo management, it has the following additional features:

  • Hide option for irrelevant keywords
  • Function to adopt folder names as keywords
  • Sharing via SFTP
  • Two-stage role concept
  • Right-of-use period as a supplement to the metadata and corresponding filter option
  • Shared database on a network drive

Sprachen & Version

Supported languages

German & English

Current version

1.0.0

Minimum system requirements

Processor

Mehrkernprozessor mit 64-bit und AVX Unterstützung
Multi-core processor with 64-bit and AVX support. Older AMD processors like the AMD Phenom™ II X6 1100T and AMD Phenom™ II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.

Operating system

macOS 11 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64-bit)

Memory

Minimum 8GB RAM is required. However, 16GB or more is recommended.

Hard disk

The Excire databases require about 250 MB for 100,000 photos.
The preview storage will then be about 25 GB
at the highest quality, including raw formats,
and when a preview is generated for each photo.

Excire Search 2024 - Trial

Sprachen & Version

Supported languages
German, English, French, Italian and Spanish
Current version

4.0.0

Minimum system requirements

Processor
Multicore processor with 64-bit and AVX support Older AMD processors like AMD Phenom(tm) II X6 1100T and AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Memory
8GB RAM. However, for large catalogs (> 100,000 photos) we recommend 16GB or more
Hard disk
375 MB of free hard disk space for the base installation and additional memory for image signatures. For example, an Adobe Lightroom catalog of 100,000 images requires about another 800 MB of additional memory.

Excire Search 2024

Excire Search is the perfect solution for all Adobe Lightroom Classic users. The smart Lightroom plugin analyzes and tags photos automatically and extends Lightroom with powerful AI search functions. With just a few clicks, Excire Search finds exactly the photos you are looking for. This makes image management fun again and hours of image searching a thing of the past. 

Available for Windows and macOS and now brand new in the 2024 version with integrated duplicate finder!

Sprachen & Version

Supported languages
German, English, French, Italian and Spanish
Current version

4.1.1

Minimum system requirements

Processor
Multicore processor with 64-bit and AVX support Older AMD processors like AMD Phenom(tm) II X6 1100T and AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Lightroom (Classic)
Version 6 (or newer)
Memory
8GB RAM. However, for large catalogs (> 100,000 photos) we recommend 16GB or more
Hard disk
375 MB of free hard disk space for the base installation and additional memory for image signatures. For example, an Adobe Lightroom catalog of 100,000 images requires about another 800 MB of additional memory.

Excire Search 2022 - Trial

Sprachen & Version

Supported languages
German, English, French, Italian and Spanish
Current version
3.1.1

Minimum system requirements

Processor
Multicore processor with 64-bit and AVX support Older AMD processors like AMD Phenom(tm) II X6 1100T and AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Memory
8GB RAM. However, for large catalogs (> 100,000 photos) we recommend 16GB or more
Hard disk
375 MB of free hard disk space for the base installation and additional memory for image signatures. For example, an Adobe Lightroom catalog of 100,000 images requires about another 800 MB of additional memory.

Excire Foto 2024 - Trial

Note for existing Excire Foto customers: Excire Foto users have to keep in mind for testing that the previous Excire database will be modified when the program is started for the first time. Thus a switch back to older versions is not possible without a backup. We therefore recommend creating a backup before using Excire Foto 2024. How to do this is described here.

Sprachen & Version

Supported languages
German & English
Current version

3.2.0

Minimum system requirements

Processor
Multi-core processor with 64-bit and AVX support Older AMD Prozessoren like AMD Phenom(tm) II X6 1100T und AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Memory
Minimum 8GB RAM is required. However, 16GB or more is recommended.
Hard disk
The Excire Foto databases will take up approx. 250MB for 100,000 photos, and the previews approx. 25GB if highest-quality previews are generated for each photo.

Excire Search 2022

Excire Search is the perfect solution for all Adobe Lightroom Classic users. The smart Lightroom plugin analyzes and tags photos automatically and extends Lightroom with powerful AI search functions. With just a few clicks, Excire Search finds exactly the photos you are looking for. This makes image management fun again and hours of image searching a thing of the past. 

Available for Windows and macOS and now brand new in the 2022 version with integrated duplicate finder!

Sprachen & Version

Supported languages
German, English, French, Italian and Spanish
Current version
3.1.1

Minimum system requirements

Processor
Multicore processor with 64-bit and AVX support Older AMD processors like AMD Phenom(tm) II X6 1100T and AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Lightroom (Classic)
Version 6 (or newer)
Memory
8GB RAM. However, for large catalogs (> 100,000 photos) we recommend 16GB or more
Hard disk
375 MB of free hard disk space for the base installation and additional memory for image signatures. For example, an Adobe Lightroom catalog of 100,000 images requires about another 800 MB of additional memory.

Excire Foto 2024

Excire’s flagship program boasts dazzling new features and enhanced AI technology. All-new tools offer AI-powered free-text search, GPS-search, and intelligent aesthetics assessment of individual photos. Additionally, AI upgrades ensure better results in facial recognition, similarity search, and automatic keywording.

Excire Foto 2024 retains all core features from Excire Foto 2022, and the Excire Analytics extension is now fully integrated into the new program.

Highlights of the 2024 version include:

  • X-prompt AI for powerful free-text image search
  • X-tetics AI for instant evaluation of photos
  • GPS-based search and editable GPS coordinates
  • Intuitive slideshow maker for professional photo displays
  • New status labels for folders and collections
  • Improved AI-search performance thanks to revamped AI models

Excire Account Management and Activation

Sprachen & Version

Supported languages
German & English
Current version

3.2.0

Minimum system requirements

Processor
Multi-core processor with 64-bit and AVX support Older AMD Prozessoren like AMD Phenom(tm) II X6 1100T und AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Memory
Minimum 8GB RAM is required. However, 16GB or more is recommended.
Hard disk
The Excire Foto databases will take up approx. 250MB for 100,000 photos, and the previews approx. 25GB if highest-quality previews are generated for each photo.

Excire Foto 2022

Excire Foto 2022 is a powerful and innovative software designed for easy photo management and quick content-based browsing. Numerous smart features help you get organized and find the photos you are looking for.

These are the highlights of the new 2022 version:

  • Duplicate finder with numerous setting options
  • Support of PSD files
  • match accuracy for similarity searches is now adjustable
  • the maximum number of search results has been increased to 50,000
  • Support of Windows network paths


We recommend Windows users to install the Microsoft Raw image extension: Download

Sprachen & Version

Supported languages
German & English
Current version

2.2.4

Minimum system requirements

Processor
Multi-core processor with 64-bit and AVX support Older AMD Prozessoren like AMD Phenom(tm) II X6 1100T und AMD Phenom(tm) II X (also known as AMD Athlon II X4 640) are not supported. Intel Core 2 Duo processors are not supported.
Operating system
macOS 10.14 (or newer) or Windows 10 (64-bit) or Windows 11 (64bit)
Memory
Minimum 8GB RAM is required. However, 16GB or more is recommended.
Hard disk
The Excire Foto databases will take up approx. 250MB for 100,000 photos, and the previews approx. 25GB if highest-quality previews are generated for each photo.