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Mit zahllosen Bildern auf Netzlaufwerken und lokalen Rechnern fehlt in vielen Kommunalverwaltungen der Überblick über visuelle Assets. Die Folge sind zeitraubende Suchprozesse, unklare Nutzungsrechte und DSGVO-Risiken bei Personenaufnahmen. Ohne zentrale Struktur und eine professionelle Bildverwaltungssoftware bleibt die Arbeit mit Bildbeständen ineffizient, rechtlich riskant und langfristig nicht skalierbar. Erfahren Sie hier, wie eine Kommune mithilfe einer On-Premise-Lösung ihre Assets nun zeitsparend und effektiv nutzt – und was andere Kommunen davon lernen können.
Fotoverwaltung in Städten und Kommunen – eine echte Herausforderung
In kommunalen Pressestellen und Archiven wächst der Bildbestand täglich: Von der Dokumentation städtischer Bauprojekte über Veranstaltungen wichtiger Amtsträger bis hin zur Öffentlichkeitsarbeit in Social Media. Obwohl die Archive einen erheblichen Bestand an digitalen Inhalten umfassen, führt die mangelnde Übersichtlichkeit traditioneller Ordnerstrukturen in der Praxis dazu, dass fortlaufend auf dieselben Bilder zurückgegriffen wird.
Die spezifischen Herausforderungen für Städte und Kommunen sind dabei komplexer als in der freien Wirtschaft:
- Rechtssicherheit & DSGVO: Um die Hoheit über sensible Daten und Fotos von Personen des öffentlichen Lebens zu bewahren, bevorzugen viele Städte und Kommunen die Verarbeitung personenbezogener Daten im eigenen Rechenzentrum anstelle einer Cloud.
- Rechte & Lizenzen: Ohne systematische Metadatenvergabe ist es schwierig, den Überblick über Urheber, Nutzungsrechte, Laufzeiten und Lizenzbedingungen zu behalten. Es fehlen verbindliche Standards und Richtlinien für Benennung, Verschlagwortung und Pflichtfelder.
- Ineffizienz durch Altlasten: Historisch gewachsene Ordnerstrukturen und die Ansammlung zahlloser Duplikate und vieler Versionen desselben Motivs machen nicht nur das Auffinden spezifischer Motive (z. B. “Landrat bei der Eröffnung 2019”) zeitraubend, sondern belegen auch unnötig Speicherplatz.
- Silos zwischen Abteilungen: Bei Kommunen mit mehreren Einrichtungen, Behörden oder Stellen werden oft eigene Bildsilos ohne gemeinsame zentrale Schnittstelle gepflegt. Der Austausch läuft über E-Mail, umständliche ZIP-Archive oder geteilte Ordner, was zu Versionenkonflikten und erhöhtem Abstimmungsaufwand führt. Es fehlt ein einheitlicher Umgang mit Daten.
- Unklares Wertschöpfungspotenzial: Durch die schiere Menge an Bildern ist unklar, über welches Datenkapital öffentliche Behörden eigentlich verfügen.
- Technische, organisatorische und finanzielle Hürden: Bestands-IT ist nicht auf skalierendes Medienmanagement ausgelegt, die Einführung eines DAM-Systems kollidiert mit Fachkräftemangel, knappen Budgets und generellem Digitalisierungsstau in Kommunen.
Wie man diesen Herausforderungen begegnen kann, zeigt das Beispiel des Rhein-Kreis Neuss. Hier führte nicht eine übergeordnete Entscheidung, sondern die Initiative einer Mitarbeiterin zur Lösung.
Case Study Rhein-Kreis Neuss: Moderne Fotoverwaltung für die öffentliche Verwaltung
💡„So was brauchen wir auf der Arbeit auch!“
Wie eine private Idee zum Gamechanger für das Bildarchiv im Rhein-Kreis Neuss wurde.
Interview mit Benjamin Josephs, Amtsleiter für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Mit über 60.000 Fotos war das Bildarchiv des Rhein-Kreis Neuss eine echte Schatzkiste – aber eine ziemlich unübersichtliche. Bis eine Software aus Deutschland für Ordnung sorgte. Wir sprechen mit Benjamin Josephs über die Einführung der Excire Foto Office Edition, die Vorteile für die tägliche Arbeit und die enge Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller.
Herr Josephs, wie kam es eigentlich dazu, dass Sie Excire Foto im Rhein-Kreis Neuss eingeführt haben?
Die Idee kam tatsächlich aus dem privaten Umfeld unserer Mitarbeiterin Sylvie Jacoby. Sie ist ein großer Fan von Fotogeschenken – und hat festgestellt, dass die größte Hürde dabei immer das Auffinden und Sortieren der passenden Bilder ist. Und genau das gelang ihr mit Excire Foto. Als sie dann bei uns vor dem riesigen, nur grob vorsortierten Archiv mit über 60.000 Fotos stand, war für sie klar: So was brauchen wir auf der Arbeit auch!
War Excire Foto denn von Anfang an für den Einsatz in Behörden ausgelegt?
Nein, zu dem Zeitpunkt war Excire Foto nur als Einzelplatzlösung erhältlich. Die Office Edition war gerade erst in der Entwicklung. Wir haben direkt Kontakt aufgenommen und hierauf wurde offen und partnerschaftlich reagiert. Es wurden sogar noch gezielt Anpassungen vorgenommen, um den Anforderungen unserer IT-Sicherheit gerecht zu werden.
Uns wurde zugehört und gemeinsam eine passgenaue Lösung entwickelt.
Welche Funktionen machen die Software für Ihre Arbeit besonders wertvoll?
Es gibt viele – aber drei möchte ich besonders hervorheben:
- Die KI-Suche: Sie erkennt zum Beispiel Logos wie das Fairtrade-Siegel, Text auf Flipcharts oder auch spezifische Objekte wie Rettungswagen. Das erleichtert es enorm, passende Bilder für Presseanfragen, Social Media oder Veranstaltungen zu finden.
- Die Personensuche: Wir haben alleine etwa 10.000 Fotos von unserem Landrat identifiziert – mit Excire Foto lassen sich diese zuverlässig auffinden und verwalten.
- Die Dublettenbereinigung: Wir hatten über 10.000 doppelte Bilder. Die Bereinigung hat unser Archiv deutlich verschlankt und die Übersicht verbessert.
Warum haben Sie sich für eine deutsche Softwarelösung entschieden?
Für uns als Kreisverwaltung ist Rechtssicherheit absolut entscheidend. Viele Cloud-basierte Lösungen scheiden aus, weil sie nicht mit der DSGVO oder unseren Sicherheitsanforderungen vereinbar sind.
Excire Foto kommt aus Deutschland, erfüllt alle Datenschutzstandards und bietet zusätzlich den Vorteil eines nahbaren, ansprechbaren Teams – das ist für uns der ideale Mix.
Wie erleben Sie die Weiterentwicklung der Software?
Sehr positiv. Es gibt regelmäßige, leistungsstarke Updates – jedes Jahr kommen neue Funktionen wie z.B. die KI-Suche hinzu. Besonders schätzen wir, dass die Entwicklungs-Roadmap offen für Nutzerbedarfe ist. Unsere Rückmeldungen werden gehört und fließen spürbar in die Weiterentwicklung ein. Das macht die Zusammenarbeit mit Excire zu einer echten Partnerschaft auf Augenhöhe.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr Josephs!
Zeit sparen mit effizienter Bildverwaltung!
Fotoverwaltungssoftware für Städte und Kommunen: Was andere Behörden vom Rhein-Kreis Neuss lernen können
Der Weg des Rhein-Kreis Neuss beweist: Verwaltung und Innovation schließen sich nicht aus. Der Case zeigt exemplarisch, wie man gewachsene Datenbestände rechtssicher in den Griff bekommt – ohne sich administrativ zu übernehmen.
Lösungen für Städte und Kommunen – Bildverwaltung für Effizienz und Compliance
Für moderne Stadtverwaltungen ist eine KI-gestützte, effiziente Bildverwaltung heute unverzichtbar. Dabei zeigt sich oft: Ein hochkomplexes, teures Digital-Asset-Management-System (DAM) ist gar nicht nötig. Gefragt ist vielmehr eine pragmatische, KI-basierte Software, die sofort einsatzbereit ist und Prozesse spürbar beschleunigt.
Hier unterstützt die Excire Foto Office Edition:
| Herausforderung für Kommunen & Städte | Lösung durch Excire Foto Office | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
| Verteilte Bildbestände in Ämtern, Pressestellen und Einrichtungen | Zentrale, KI-gestützte Indexierung ohne starre Ordnerstrukturen | Bilder sind fachbereichsübergreifend auffindbar; reibungsloser Austausch ohne Datensilos. |
| Gewachsene Archive mit Duplikaten & ähnlichen Motiven | Automatisierte Duplikaterkennung und Gruppierung ähnlicher Fotos | Übersichtliches Fotoarchiv, klare Bildversionen und Einsparung von Speicherplatz |
| Unklare Nutzungsrechte & Datenschutz-Risiken | On-Premise-Lösung und strukturierte Metadatenzuweisung mit IPTC-Profilen | Volle Datenhoheit (DSGVO-konformer Betrieb) sowie klare Nachweise von Lizenzen und Einwilligungen |
| Begrenzte Budgets & komplexe Vergabe- bzw. Einführungsprozesse | Schlanke, intuitive Software-Lösung ohne monatelange Implementierung | Kostengünstiges, professionelles Bildmanagement mit unkomplizierter, eigenständiger Installation |
Der Rhein-Kreis Neuss zeigt: Eine moderne Bildverwaltungssoftware für Kommunen muss nicht komplex oder teuer sein – entscheidend sind DSGVO-Konformität, KI-gestützte Suche und eine praxisnahe Benutzerführung. Mit der Excire Foto Office Edition erhalten Städte und Kommunen eine skalierbare On-Premise-Lösung, die sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert und den Arbeitsalltag spürbar entlastet. Testen Sie Excire Foto jetzt kostenlos und erleben Sie, wie effizient Fotoverwaltung in Kommunen sein kann.
FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Bildverwaltungssoftware für Städte und Kommunen
Ist Excire Foto DSGVO-konform und für den Einsatz in Behörden geeignet?
Ja. Die Excire Foto Office Edition ist eine On-Premise-Lösung, die vollständig im eigenen Rechenzentrum oder auf lokalen Servern betrieben wird – ohne Cloud-Anbindung. Alle Daten bleiben unter Ihrer Hoheit. Die Software stammt aus Deutschland und erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO, einschließlich einfacher Metadatenverwaltung für Urheber, Lizenzen und Einwilligungen bei Personenaufnahmen.
Wie aufwendig ist die Einführung von Excire Foto in einer Kommunalverwaltung?
Die Implementierung ist deutlich schlanker als bei klassischen DAM-Systemen. Die Software lässt sich ohne externe Dienstleister installieren und in bestehende Netzwerkstrukturen integrieren. Dank intuitiver Benutzeroberfläche ist die Einarbeitungszeit kurz; die KI-gestützte Verschlagwortung läuft automatisch im Hintergrund. Der Rhein-Kreis Neuss konnte sein 60.000-Bilder-Archiv binnen weniger Wochen produktiv nutzen – bei laufendem Betrieb.
Was unterscheidet Excire Foto von klassischen DAM-Systemen?
Excire Foto richtet sich gezielt an Kommunen und öffentliche Stellen mit überschaubaren Budgets und IT-Ressourcen. Im Vergleich zu umfangreichen Digital-Asset-Management-Systemen bietet Excire Foto:
- Geringere Anschaffungs- und Betriebskosten
- Schnellere Einführung ohne monatelange Projektphasen
- KI-gestützte Suche und Dublettenbereinigun
- Fokussierung auf Bilder
