Branche: Innovations- und Gründungszentrum
Einsatzbereich: Öffentlichkeitsarbeit, Social Media & Grafikdesign
Ort: Kassel, Deutschland
Herausforderung: Große Bildarchive, wenig Überblick
Der Science Park Kassel ist ein Innovations- und Gründungszentrum auf dem Nordcampus der Universität Kassel. Seit 2015 bietet er auf über 6.000 m² Büro- und Werkstattflächen für Start-ups und Unternehmen mit Hochschulnähe. Im Bereich Öffentlichkeitsarbeit übernimmt Anja Pawliczek, Social Media Managerin im Science Park Kassel, unter anderem die Social-Media-Kommunikation sowie die grafische Gestaltung von Materialien.
Trotz einer umfangreichen Sammlung von Veranstaltungs- und Imagefotos war die tägliche Arbeit mit dem Archiv alles andere als effizient. Fotos waren in einer klassischen Ordnerstruktur nach Events sortiert, wodurch die gezielte Suche nach bestimmten Motiven, Gesichtern oder Themen wie „Community-Gefühl“ oder „kollegiales Arbeiten“ zur zeitaufwändigen Herausforderung wurde.
„In stressigen Phasen griff ich oft auf die immer gleichen Bilder zurück – einfach, weil ich wusste, wo sie liegen“, erinnert sich Anja Pawliczek. „Das war nicht nur monoton, sondern ließ auch das kreative Potenzial unseres Archivs ungenutzt.“
Die Lösung: die Excire Foto Office Edition
Mit dem Wunsch, dieses kreative Potenzial besser zu nutzen und gleichzeitig effizienter zu arbeiten, begann die gezielte Suche nach einer Softwarelösung. Wichtig war eine ordnerübergreifende KI-gestützte Suche, die mehrere Benutzer unterstützt und On-Premise betrieben werden kann. Fündig wurde das Team bei der Excire Foto Office Edition.
Die Excire Foto Office Edition überzeugte mit ihren vielseitigen Such- und Filtermöglichkeiten:
- Automatische KI-Verschlagwortung (z.B. lachende Gesichter, Gebäude)
- Manuelle Ergänzung eigener Schlagworte (z.B. Veranstaltungsräume, Eventformate)
- Freitextsuche nach Stimmungen oder Themen
- Gesichtserkennung zur Personensuche
- Ordnerübergreifender Zugriff für alle Teammitglieder
„Dank der Excire Software sehe ich auf einen Blick alle relevanten Fotos zu einem bestimmten Thema – ganz gleich, in welchem Ordner sie gespeichert sind“, so Anja Pawliczek. „Das erleichtert die Auswahl und sorgt für mehr Abwechslung in unseren Grafiken und Social-Media-Beiträgen.“
Implementierung und Nutzung
Die Einrichtung der Software erforderte anfänglich etwas Zeit, insbesondere für die Synchronisation und manuelle Verschlagwortung. Doch dieser Aufwand hat sich gelohnt:
- Deutlich reduzierte Suchzeiten
- Abwechslungsreichere visuelle Inhalte
- Bessere Übersicht und Archivnutzung
- Nahtlose Vertretung im Team
„Die größte Umstellung war, sich daran zu gewöhnen, die Excire Software von Anfang an geöffnet zu haben. Danach war der neue Workflow schnell integriert“, berichtet Anja Pawliczek. Auch die parallele Nutzung durch mehrere Personen und die manuelle Schlagwortvergabe im Team funktionierten reibungslos.
Vorteile im Überblick
- Zeitersparnis bei der Bildrecherche
- Abwechslungsreichere Inhalte
- Effizientere Nutzung des vorhandenen Bildmaterials
- Teamfreundlicher Workflow
- On-Premise Betrieb für mehr Datenschutzsicherheit
- Einfache Alternative zu klassischen DAM-Systemen
Fazit
Mit der Excire Foto Office Edition konnte der Science Park Kassel seine umfangreichen Bildarchive konsolidieren und die Bildauswahl in der Öffentlichkeitsarbeit erheblich optimieren.
„Dank der Excire Foto Office Edition haben wir einen viel besseren Überblick über unser vertracktes Fotoarchiv. Jetzt können wir über KI-basierte Freitextsuche und Schlagwörter ordnerübergreifend schnell und präzise nach Motiven, Personen sowie Themenbereichen suchen und dadurch deutlich schneller abwechslungsreiche Posts und Printprodukte entwickeln. Und es geraten keine vorhandenen Fotoordner mehr in Vergessenheit.“
(Anja Pawliczek, Social Media Managerin, Science Park Kassel)
