Inhaltsverzeichnis
Warum Bildmanagement für Agenturen zur Herausforderung wird
In Marketing-Agenturen sind Bilder kein reines Archivmaterial. Sie sind Teil der täglichen Produktion: für Social Media, Kampagnen, PR, Recruiting, Events, Präsentationen und Design.
Das Problem entsteht, wenn der Bildbestand schneller wächst als die Ablagestruktur. Was anfangs noch mit Projektordnern, Datumslogik und manuellen Stichworten funktioniert, wird mit den Jahren unübersichtlich. Teams suchen länger, fragen häufiger nach und nutzen vorhandenes Bildmaterial seltener, als sie könnten.
Die drei größten Herausforderungen für Agenturen sind:
- Bildsuche kostet Produktionszeit
Wer ein bestimmtes Motiv sucht, muss oft Ordner nach Datum, Projekt oder Anlass durchsuchen. Das bremst Social-Media-Posts, Kampagnenstarts, Präsentationen und Pressearbeit. - Bildwissen hängt an einzelnen Personen
In vielen Agenturen wissen einzelne Teammitglieder genau, wo bestimmte Fotos liegen. Für neue Mitarbeitende, Vertretungen oder andere Abteilungen ist dieses Wissen jedoch schwer zugänglich. Dadurch entstehen Rückfragen, Abhängigkeiten und unnötige Unterbrechungen im Arbeitsalltag. - Nutzungsrechte fehlen am Bild
Gerade bei Eventfotos, Mitarbeiterbildern oder Kundenmaterial ist entscheidend, welche Bilder intern, extern oder für Pressezwecke genutzt werden dürfen. Wenn Bildnachweise, Freigaben oder Nutzungsinformationen nicht direkt am Bild hinterlegt sind, steigt der Abstimmungsaufwand.
Wie schnell ein wachsendes Bildarchiv zum Engpass wird, zeigt der Praxis-Case der Online-Agentur webnetz. Dort entstanden über Jahre große Mengen an Bildmaterial für Social Media, Events, Recruiting und Pressearbeit. Die Suche nach passenden Motiven wurde dadurch zunehmend aufwendig.
Case Study webnetz: Fotoverwaltungssoftware für Marketing-Agenturen
Wie die Online-Agentur webnetz ihre Bildschätze mit KI-Unterstützung jetzt viel schneller findet.
Branche: Marketing
Einsatzbereich: Öffentlichkeitsarbeit, Social Media & Grafikdesign
Ort: Lüneburg, Deutschland
Die web-netz GmbH berät als Online-Agentur in allen Bereichen des Online-Marketings und der Webentwicklung – von der strategischen Konzeption bis zur finalen Umsetzung. Die über 180 Mitarbeitenden der Agentur haben bereits mehr als 300 Kundenprojekte erfolgreich realisiert.
Durch die tägliche Arbeit entstehen große Mengen an visuellem Content. Genau hier lag in der Vergangenheit eine der größten administrativen Herausforderungen.
Die Ausgangssituation: Die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen
Seit der Gründung der Agentur im Jahr 2009 hat sich ein umfangreiches Bildarchiv angesammelt. Für die eigenen Social-Media-Kanäle wird fast täglich neuer Content produziert. Zudem entstehen bei zahlreichen Events fortlaufend Fotos, die auch Jahre später auffindbar sein müssen.
Die Kernprobleme vor der Einführung von Excire:
- Starre Ordnerstrukturen: Bilddateien wurden bislang nach Ordnernamen und Erstellungsdatum abgelegt. Für das Public-Relations-Team selbst und insbesondere für neue Mitarbeiter war es extrem schwer, die passenden Bilder für das Recruiting oder die Bewerbung neuer Events zu finden.
- Manuelle Fleißarbeit: Um ein bestimmtes Motiv zu finden – wie etwa ein Foto der markanten Rutsche am webnetz Campus – mussten Mitarbeiter Ordner für Ordner manuell durchklicken.
- Flaschenhals PR-Team: Mitarbeiter und die Geschäftsführung mussten bei jedem Bedarf das PR-Team um Bildmaterial bitten. Diese ständigen Anfragen blockierten wertvolle Arbeitszeit auf allen Seiten.
- Bildnachweise: Bildnachweise waren nicht immer direkt beim Foto hinterlegt, was die Nutzung erschwerte oder den Einsatz mancher Bilder unmöglich machte.
Die Lösung: KI-gestützte Bildverwaltung im eigenen Netzwerk
Durch den Tipp einer Kollegin wurde das PR-Team auf die Excire Foto Office Edition aufmerksam. Zwei entscheidende Kriterien gaben den Ausschlag für die Implementierung der Bildverwaltungssoftware:
- Intelligente KI-Suche: Die KI-gestützte Fotoauswahl und die integrierte Stichwortsuche ermöglichen ein schnelles Auffinden von Bildern, ohne dass man das exakte Erstellungsdatum oder den Ordnernamen kennen muss.
- On-Premise-Sicherheit: Da es für Unternehmen immer wichtiger wird, sensible Bilddaten im firmeneigenen Netzwerk zu behalten, war die lokale Installation (On-Premise) auf den eigenen Servern ein wesentlicher Entscheidungsgrund.
Emily Döbbelin aus dem webnetz PR-Team findet: „Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit findet man sich auf der Benutzeroberfläche sehr gut zurecht. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die interne Kommunikation und die Schulung des Teams, damit alle die Möglichkeiten von Excire im Arbeitsalltag sicher nutzen können.“
Das Ergebnis: Höhere Effizienz und schnellere Kampagnen
Die Einführung von Excire Foto Office hat die Workflows im PR- und Marketingalltag von webnetz nachhaltig optimiert. Langwierige Suchaktionen gehören endgültig der Vergangenheit an.
- Suchen in Sekunden statt Stunden: Egal ob Teamfotos oder Aufnahmen des Bürogebäudes – passende Motive werden über gezielte Suchbegriffe sofort gefunden.
- Kein Ordnerchaos mehr: Das aufwendige Zusammensuchen und Kopieren von Bildern aus zehn verschiedenen Ordnern entfällt komplett.
- Schnellerer Start von Kampagnen: Social-Media-Kampagnen zu Agentur-Events können deutlich zügiger starten und auch Presseanfragen von Medienpartnern lassen sich schneller beantworten.
- Erleichtertes Onboarding: Neue Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mühsam in verschachtelte Ordnerstrukturen einarbeiten sondern haben sofort Zugriff auf den gesamten Bildschatz.
Das Fazit
„Mit der Excire Foto Office Edition haben wir unsere täglich anwachsende Fotosammlung endlich strukturiert. Mit der intelligenten Verschlagwortung und KI-unterstützten Suchfunktion finden wir viel schneller die passenden Bilder für unsere Social-Media-Kanäle, für die Event-Bewerbung und für Presseanfragen. Das spart uns viel Zeit und erleichtert erheblich die Teamarbeit.“
(Julia Peckmann, Head of PR bei webnetz)
Zeit sparen mit effizienter Bildverwaltung!
Typische Herausforderungen in Agenturen – und wie Excire Foto Office sie löst
Der Praxis-Case webnetz zeigt exemplarisch, vor welchen Herausforderungen viele Marketing-Agenturen im Umgang mit wachsenden Bildarchiven stehen: Täglich entstehen neue Fotos für Social Media, Events, Recruiting, Pressearbeit und Design.
Ohne zentrale, intelligente Bildverwaltung wird die Suche nach passenden Motiven schnell zum Zeitfresser.
Die folgende Übersicht zeigt, wie Excire Foto Office typische Agenturprobleme löst – und welchen konkreten Mehrwert das für Teams im Arbeitsalltag schafft.
Herausforderung für Marketing-Agenturen | Lösung durch Excire Foto Office | Ihr Vorteil |
Hoher Content-Druck für Social Media, PR und Recruiting | KI-gestützte Bildsuche nach Motiven, Themen und Schlagwörtern | Passende Bilder für Posts, Kampagnen und Presseanfragen sind schneller verfügbar |
Gewachsene Ordnerstrukturen aus vielen Jahren Agenturalltag | Zentrale Bilddatenbank statt verstreuter Ordnerablagen | Alte Event-, Team- und Büroaufnahmen werden wieder nutzbar |
Bildwissen liegt bei einzelnen Personen | Teamfähige Bildverwaltung mit geteilter Datenbank | Weniger Rückfragen, weniger Unterbrechungen, mehr Selbstständigkeit im Team |
Neue Mitarbeitende kennen alte Ablagestrukturen nicht | Intuitive Suche statt Ordnerwissen | Onboarding wird leichter |
Sensible interne Bilder und Kundenmaterialien | On-Premise-Nutzung im eigenen Netzwerk oder auf lokalen Servern | Bilddaten bleiben unter eigener Kontrolle |
Bildarchive werden zum produktiven Agentur-Asset
Der Case webnetz zeigt: In Agenturen entscheidet nicht nur die Menge an Bildmaterial über den Nutzen, sondern vor allem die Auffindbarkeit. Ein Foto, das niemand findet, hilft weder der PR noch dem Social-Media-Team noch dem Recruiting.
Eine KI-gestützte Bildverwaltungssoftware macht vorhandene Bilder wieder produktiv. Sie reduziert Suchaufwand, entlastet zentrale Ansprechpartner und hilft Teams, schneller auf geeignetes Material zuzugreifen. Für Agenturen entsteht so eine schlanke Alternative zu komplexen DAM-Projekten — besonders dann, wenn Bilddaten im eigenen Netzwerk bleiben sollen.
FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Bildverwaltungssoftware für Marketing-Agenturen
Warum brauchen Marketing-Agenturen eine professionelle Bildverwaltungssoftware?
In Marketing-Agenturen entstehen laufend neue Bilder für Social Media, Kampagnen, Events, Pressearbeit und Recruiting. Ohne zentrale Bildverwaltung wird die Suche schnell aufwendig: Teams klicken sich durch Ordner, fragen Kolleginnen und Kollegen oder nutzen vorhandenes Material nicht. Eine professionelle Bildverwaltungssoftware macht Bildbestände schneller auffindbar und besser im Team nutzbar.
Welches Problem löst Excire Foto Office bei webnetz?
Excire Foto Office hilft webnetz, Bilder schneller zu finden. Statt Ordner manuell zu durchsuchen, nutzt das Team eine zentrale Bilddatenbank mit KI-gestützter Suche und Stichwörtern.
Wie unterstützt KI-gestützte Bildsuche Agenturen im Arbeitsalltag?
KI-gestützte Bildsuche macht Fotos über Inhalte, Motive und Schlagwörter auffindbar. Agenturteams finden dadurch schneller passende Bilder für Social-Media-Posts, Eventkommunikation, Recruiting-Beiträge oder Presseanfragen.
Warum war die On-Premise-Nutzung für webnetz wichtig?
Bei der On-Premise-Nutzung bleiben Bilddaten im eigenen Netzwerk oder auf lokalen Servern. Das ist besonders relevant, wenn Agenturen mit internen Bildern, Personenfotos, Eventmaterial oder sensiblen Kundendaten arbeiten.
Welche Vorteile bietet Excire Foto Office für PR- und Social-Media-Teams in Agenturen?
Excire Foto Office hilft PR- und Social-Media-Teams dabei, Bildmaterial schneller zusammenzustellen – zum Beispiel für Event-Ankündigungen, Kampagnen, Presseanfragen oder Recruiting-Beiträge. Im webnetz-Case müssen passende Bilder nicht mehr aus verschiedenen Ordnern zusammengesucht werden. Dadurch können Social-Media-Kampagnen schneller starten und externe Bildanfragen effizienter beantwortet werden.
